7 tips om beter samen te werken

Samenwerken is best een uitdaging. Als het werken aan een project of een opdracht niet loopt zoals gepland en overleg weinig oplevert dan ontstaat er irritatie, frustratie en demotivatie.

De manier van samenwerken is overal anders. Maar het is bij alle organisaties een belangrijke voorwaarde voor succes. Samenwerken betekent vooral dat je op elkaar moet afstemmen. Tussen collega’s, teams of afdelingen, tussen ondernemingen (soms in virtuele netwerken), met onderaannemers, met een opdrachtgever ...

 

1. Stel heldere doelen

Als je duidelijke doelen hebt, kan je de focus daarop houden. Dat helpt om keuzes te maken en beslissingen te nemen.
Zonder een duidelijk omschreven doel loop je het risico dat iedereen zomaar wat gaat doen. Formuleer heldere, concrete doelen die iedereen deelt. Dat kan een omzetcijfer zijn, een kwaliteitsnorm halen, een welomschreven product of dienst opleveren ... Check regelmatig of iedereen nog weet wat het uiteindelijke doel is.

2. Zorg voor duidelijke verwachtingen en rollen

Zorg dat iedereen goed weet wat er van elkaar verwacht wordt, wie welke verantwoordelijkheden heeft en hoe het samenwerkingsverband problemen oplost.
Met een duidelijke taak- en rolverdeling weet je wie waarvoor verantwoordelijk is en voorkom je dat taken niet of slecht uitgevoerd worden.

3. Maak goede afspraken

Procedures en afspraken zijn nodig om de kwaliteit te garanderen en een houvast te bieden aan mensen in hun dagelijkse bezigheden. Een afspraak of procedure is pas effectief als ze kwalitatief goed is én bovendien ook geaccepteerd wordt door de teamleden.

Succesvol samenwerken vergt een gedeelde verantwoordelijkheid. Werken bepaalde afspraken niet? Bespreek het nut en de noodzaak van die regels en stel ze zo nodig bij. Hou bij het maken van afspraken ook rekening met persoonlijke omstandigheden. Iedereen heeft zowel op als naast het werk meerdere prioriteiten en verantwoordelijkheden. Los praktische problemen op een empathische manier op zonder het doel uit het oog te verliezen.

4. Maak competenties en talenten inzichtelijk

Goede afspraken maken is enkel mogelijk als je elkaars competenties en talenten kent. Als je weet wat mensen kennen en kunnen en waar hun talenten liggen dan is meteen duidelijk wie welke taken het beste op zich kan nemen.

Competentiematrix

Je kunt hiervoor een competentiematrix opstellen (vooral in vaste teams is dat een handig instrument). Met een competentiematrix of fleximatrix breng je alle competenties, vaardigheden en talenten van een medewerker samen in één overzichtelijk format. Werk plannen wordt makkelijker omdat je direct weet wie je kan inzetten als iemand afwezig is of als er ineens veel werk bijkomt.

 

5. Creëer een open en veilige organisatiecultuur

Psychologische veiligheid is fundamenteel om goed te kunnen samenwerken. Dit betekent dat iedereen vrijuit en open van gedachten kan wisselen, vragen kan stellen, ideeën kan voorstellen en feedback kan geven zonder negatieve gevolgen. Een samenwerkingsverband werkt het best als je elkaar waardeert en iedereen zich deel voelt van de groep. Accepteer elkaar, ondanks alle verschillen.

6. Pak conflicten aan

Conflicten worden soms uit de weg gegaan omdat mensen elkaars gevoelens niet willen kwetsen of omdat ze tijd en energie kosten. Uiteraard blijft het conflict dan onderhuids sluimeren en wordt er niets opgelost, integendeel.

Pak conflicten aan en zoek samen naar oplossingen. Zo voorkom je dat conflicten groter worden en een negatieve impact hebben op de samenwerking.
Agree to disagree. In een samenwerkingsverband hoeven de leden het niet altijd met elkaar eens te zijn om de doelstellingen te realiseren. Schep een omgeving waarin elkaar tegenspreken of elkaar feedback geven kan. Zorg ervoor dat wie samenwerkt respectvol omgaat met de mening van de ander.

7. Waardeer en vier successen

Werknemers, teams, afdelingen, ondernemers, freelancers, onderaannemers … Allemaal kunnen zij deel uitmaken van allerlei samenwerkingsverbanden (van teams op de werkvloer tot tijdelijke virtuele teams). Via die samenwerking behalen ze resultaten en realiseren ze doelstellingen.

Versterk de samenwerking door resultaten én inspanningen te waarderen. Je doet dat door ze expliciet te benoemen en te vieren. Zorg ook voor de juiste omkadering in materiaal en middelen. Ga na welke praktische ondersteuning, tijd en ruimte nodig is om goed te kunnen samenwerken.

Waarom inzetten op goed samenwerken?

Een goede samenwerking draagt bij aan een efficiëntere, productievere en aangenamere werkomgeving.

Je presteert beter

Door samen te werken combineer je verschillende expertises en perspectieven om tot betere resultaten te komen. Je leert elkaars werk beter kennen. Je kan taken beter op elkaar afstemmen en misverstanden vermijden.

Je leert meer

Samenwerken biedt de kans om nieuwe vaardigheden te leren en te ontwikkelen door te observeren, samen problemen op te lossen en te leren van anderen.

Je ben meer betrokken

Mensen voelen zich meer betrokken bij het werk als ze samenwerken aan gezamenlijke doelen.

Je verbetert de sfeer

Een samenwerkingsgerichte omgeving bevordert een positieve en productieve sfeer.