Een fleximatrix wordt gebruikt om een duidelijk overzicht van rollen en taken te bieden aan de teamleden. Zo weet iedereen precies wat er van elkaar verwacht kan worden. Daarnaast is de fleximatrix erg nuttig om te kijken of er voldoende ‘back-up’ is voor elke taak binnen het team. Dat is nodig om de continuïteit in het team te waarborgen bij afwezigheid van collega’s omwille van ziekte, vakantie of externe opleiding.
Aanpak
Een fleximatrix geeft per team een overzicht van welke teamleden verantwoordelijk zijn voor welke taken. Daarbij worden de operationele taken opgelijst en krijgt elk teamlid dat (mee) verantwoordelijk is voor een taak een kruisje bij de taak.
Een fleximatrix heeft best niet alleen oog voor operationele taken, maar ook voor zogenaamde ‘regeltaken’, taken die meer betrekking hebben op de organisatie en werking van het team dan op de directe resultaten.
Deze tool is bruikbaar voor nieuwe teams, om van bij de start een duidelijke rolverdeling af te spreken. Deze tool is ook bruikbaar voor teams waar vaak werk blijft liggen omwille van afwezigheid van een teamlid, wat resulteert in langere doorlooptijden en weinig klantvriendelijke dienstverlening. Ook bij conflicten over rollen of verantwoordelijkheden kan een fleximatrix ook een oplossing bieden.
Werken met een fleximatrix vereist participatie van de teamleden zelf. Het heeft geen zin de rollen ‘op te leggen’ aan het team. Het is van groot belang de taken en rollen met elkaar te bespreken. De verantwoordelijkheden die worden opgelijst houden rekening met de competenties van medewerkers én hun groei. Een gedeelde verantwoordelijkheid voor een taak tussen een ervaren medewerker en een nieuwe medewerker, een goede manier om kennisoverdracht te stimuleren.
Een fleximatrix wordt door een leidinggevende met zijn team doorgesproken en ingevuld. Bij veranderingen in het team wordt er telkens gekeken naar de invloed van de verandering op de matrix. Gaat er iemand weg of komt er iemand bij? Dan zullen de taken moeten worden herverdeeld. Vraagt de (interne) klant nieuwe dienstverlening? Dan komen er taken bij.