Doe het! Als telewerken kan, sta het als organisatie toe. Maak met je leidinggevenden en werknemers duidelijke afspraken. Zo bouw je goede gewoonten in en zorg je ervoor dat ze op een rechtvaardige manier worden toegepast. Trap niet in de valkuil om alles open te laten, dat leidt tot chaos. Zorg voor een duidelijke structuur, met ruimte voor individuele vrijheden. Laat je leidinggevenden en het team meedenken over de spelregels.
1. Analyseer de onderneming
Neem de tijd om de werking van je onderneming te analyseren. Wat is het voornaamste proces? Wie doet wat, welk soort werk is er? Hoeveel medewerkers zijn er die altijd op kantoor werken, hoeveel zijn regelmatig niet aanwezig? Welk soort werk wordt er van de medewerkers verwacht, welk soort overleg, welke mate van stilte en concentratie? Wie kan er telewerken en hoe vaak kan dat zonder dat de werking binnen het team onder druk komt te staan? Lees meer tips om in 5 stappen een visie op telewerken te ontwikkelen.
2. Breng de documentenflow in kaart
Analyseer op welke manier je met documenten werkt en hoe het proces eruitziet. Wie heeft welke informatie nodig, wordt er tegelijk aan documenten gewerkt? Wat is de bestaande stroom en welk is de wenselijke? Is alles gedigitaliseerd? Hybride werken kan maar slagen als alle nodige informatie en alle documenten digitaal zijn.
3. Denk na over kantoorruimte
Hoe ga je de kantoren inrichten? Denk goed na of open kantoren wel passen bij de aard van het werk, ze worden vaak als zeer onaangenaam ervaren en het is er moeilijk werken. Wat is de nood aan overlegruimtes, aan plekken om geconcentreerd te werken? Hoe zorg je ervoor dat het kantoor een plaats is waar je werknemers niet alleen komen omdat het moet, maar omdat ze er graag komen werken?
Zorg ervoor dat medewerkers de tools hebben om thuis te werken en er ook mee overweg kunnen. Investeer in de nodige opleidingen en voorzie een goedwerkende helpdesk. Maak duidelijke afspraken rond kosten zoals de internetverbinding. Vraag hierover advies aan je sociaal secretariaat.
4. Werk een telewerkbeleid uit
Hoe een telewerkbeleid er precies uitziet, verschilt van onderneming tot onderneming. Dat hangt immers af van het type, de interne organisatie, de aard van het werk en de bedrijfscultuur. Belangrijk is dat je heldere en duidelijke afspraken maakt en de essentie in een telewerkbeleid vastlegt.
Hoe een telewerkbeleid uitwerken?
Ga met de gesprekskaart telewerken aan de slag om alle aspecten van telewerken in beeld te brengen. De bijhorende handleiding geeft meer tekst en uitleg. Meer inspiratie nodig? Bekijk de telewerk policy van Vias Institute.
5. Maak heldere afspraken over bereikbaarheid
Vooral over werktijd en bereikbaarheid van werknemers maak je best goede afspraken. Het is belangrijk, ook voor de collega’s op kantoor, dat het duidelijk is in welke mate telewerkers bereikbaar moeten zijn. Zijn deze afspraken er niet, dan ontwikkelt zich al snel een informeel en onduidelijk geheel van verwachtingen. Dat leidt soms tot langere werkdagen met oplopende werkstress en een onevenwicht in de werk-privébalans.
Inspiratie voor een afsprakenkader
Vias Institute werkt met een vast afsprakenkader. Misschien een goede basis voor een afsprakenkader voor je eigen onderneming?
6. Check het wettelijke kader van telewerken
Voor telewerken zijn er een aantal wettelijke regelingen uitgewerkt. Afhankelijk van je keuze voor structureel of occasioneel telewerken is bepaalde wetgeving van toepassing. Dat heeft een impact op de afspraken die je op papier moet zetten en of je al dan niet een vergoeding kan/mag voorzien. Lees meer over het wettelijk kader van telewerken.
Is telewerk mogelijk in mijn organisatie?
Wil je weten of telewerk mogelijk zou zijn voor jou of (bepaalde) medewerkers in je organisatie? Download deze handige checklist.
7. Promoot gezond werken, zowel thuis als op kantoor
Telewerken is anders dan op kantoor werken. Wat hebben je werknemers nodig om van thuis uit te werken? Hoe zorg je ervoor dat ze het contact met hun collega’s behouden en goed kunnen samenwerken? Geef je werknemers tips en opleiding om gezond en productief van thuis uit te werken.
Daarnaast heeft wie van thuis uit werkt een ergonomische werkplek nodig. Een telewerkbeleid met aandacht voor ergonomie legt concrete afspraken vast over het ergonomisch materiaal en hoe je medewerkers hun thuiswerkplek best inrichten.
8. Hanteer vertrouwen als basis
Succesvol telewerken betekent dat je voldoende autonomie geeft. Dat betekent echter niet dat er geen controle meer kan zijn of nodig is. Telewerk gaat goed samen met controle op resultaten in plaats van op inspanningen. Toch is de verleiding groot om constant te controleren of telewerkers wel effectief aan het werk zijn. Overdreven controle is contraproductief en stresserend en zorgt voor gespannen verhoudingen en wantrouwen. Autonomie, beslissingsbevoegdheid, verantwoordelijkheid en rolduidelijkheid zijn basisvoorwaarden voor resultaatgericht telewerken. Maak het kader helder en duidelijk voor iedereen.
9. Ondersteun leidinggevenden
De leidinggevenden in jouw onderneming of organisatie hebben een belangrijk aandeel in het succes van telewerken. Zij hebben een voorbeeldfunctie en kunnen van daaruit de krachtlijnen van je telewerk policy handen en voeten geven. Daarom is het belangrijk om hen voldoende ondersteuning te geven in hun nieuwe rol.
10. Organiseer directe communicatielijnen
Vanuit organisatieperspectief zijn er twee grote uitdagingen bij het organiseren van werk: coördineren en communiceren. Als iedereen op een andere plek werkt, wordt coördineren en communiceren complexer. Organiseer het werk (ook op vlak van technologische en sociale ondersteuning) zodat zowel de coördinatie van het werk als de communicatie over het werk zo simpel mogelijk kunnen verlopen. Het risico op storingen en frustraties blijft dan minimaal.
11. Zet technologie verstandig in
Het lijkt aanlokkelijk om een allesomvattend platform te gebruiken om het werk aan te sturen en de communicatie te regelen. Maar zo creëer je een grote afhankelijkheid van technologie. Technologie is echter niet feilloos en kan het werk soms hinderen. Technologie dient om het telewerk te ondersteunen, niet om elke menselijke coördinatie en communicatie over te nemen.
Succesvol telewerken betekent voldoende (plannings)autonomie geven. Indien de taakverdeling en werkplanning enkel centraal worden georganiseerd en aangestuurd door de teamleider of een computerprogramma, ontbreekt de flexibiliteit om vlot met onverwachte problemen om te gaan. Laat dus mensen en niet technologie het werk sturen.
12. Bewaak het teamgevoel en zorg voor verbinding
Hoewel er tal van digitale mogelijkheden zijn om contact te houden, vervangt dit niet de fysieke contactmomenten tussen collega’s. Werknemers hebben nood aan fysieke aanwezigheid, ontmoeting en uitwisselingsmomenten op de werkvloer. Ze zijn nodig voor het goed werken van een organisatie en zorgen voor verbinding met de job, de collega’s en de onderneming. Het structureel inbedden van een gemeenschappelijke dag samen op de werkvloer is aan te raden. Plan daarnaast regelmatig fysieke overlegmomenten in met het team.
Bedenk initiatieven om de verbondenheid in het team te stimuleren of laat teamleden initiatieven nemen om aan deze verbondenheid te werken. Een playlist op Spotify met de favoriete thuiswerknummers van de collega’s, een chatroulette tussen de collega’s of challenges rond thuis bewegen zijn maar een aantal voorbeelden die de verbondenheid kunnen boosten.
Kleine teams die elkaar al kennen kunnen onderling nog goed verbonden blijven bij een hoge mate van telewerk, voor de contacten met collega’s van andere teams in de organisatie is dat veel moeilijker. Zorg dat mensen voldoende tijd op kantoor zijn om ook collega’s van andere teams te kunnen ontmoeten en spreken.
13. Vergeet niet te deconnecteren
Het lijkt tegenstrijdig maar telewerken zet een grote druk op de werk-privébalans. Vooral het gebruik van digitale middelen en communicatie maakt het moeilijk om het werk tijdig los te laten. Dat geldt zeker ook voor ondernemers of leidinggevenden.
Neem het recht op deconnectie op in het telewerkbeleid en maak duidelijke afspraken over wanneer je verwacht dat iemand antwoordt op mails of reageert op berichten. Hou werkberichten weg van kanalen die zowel voor werk als privé worden gebruikt, zoals WhatsApp, maar maak wel afspraken over hoe iemand te bereiken in dringende gevallen.