Welke zaken moet je wettelijk voorzien bij telewerken?

Een telewerker is een gewone werknemer die op een afgesproken aantal dagen op een andere plek mag werken. Telewerkers genieten dezelfde rechten als andere werknemers. Net als op kantoor, zorg je er als werkgever voor dat de telewerker over de juiste apparatuur (bv. een laptop) beschikt om het werk te kunnen uitvoeren.

Structureel of occasioneel telewerken?

Er is een belangrijk verschil tussen structureel en occasioneel telewerk. Toch kunnen beide vormen van telewerk in één onderneming voorkomen. Het is belangrijk dat je een systeem uitwerkt op maat van de aard van het werk en de functies in de onderneming. Voor beiden is er wel een verschillend wettelijk kader.

• Structureel telewerk is telewerk dat op regelmatige basis en dus niet af en toe wordt toegepast. Een regelmatige basis houdt in dat er een wederkerend patroon is, bv. altijd dezelfde dag van de week. Voor dit type telewerk is een uitgebreide regeling voorzien in cao 85.
• Occasioneel telewerk is niet regelmatig, het gebeurt af en toe en vaak naar aanleiding van een gebeurtenis zoals een afspraak bij de dokter, treinstaking, de nood om eens geconcentreerd te kunnen doorwerken. Hiervoor is er een veel beperktere regeling voorzien via de Wet op werkbaar en wendbaar werk.

Afspraken die je op papier moet zetten

Voor structureel telewerken is een schriftelijke neerslag verplicht. Dit gebeurt door het op te nemen in het arbeidscontract. Structureel telewerken maakt dus deel uit van de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer.

Afspraken die je best op papier zet:

• Waar en wanneer kunnen werknemers telewerken?
• Wanneer moeten werknemers aanwezig zijn op het werk?
• Wanneer zijn telewerkers bereikbaar?
• Hoe kunnen telewerkers beroep doen op technische ondersteuning?
• Is er een kostenvergoeding of telewerkuitkering?
• Welke afspraken zijn er over het privégebruik van het materiaal dat de onderneming beschikbaar stelt?
• Hoe kan je telewerken opschorten of stoppen?

Voor occasioneel telewerken is er geen verplichting maar je kan de regeling wel opnemen in een bedrijfscao of in het arbeidsreglement. In het afsprakenkader kan je volgende elementen opnemen:

• Welke functies laten occasioneel telewerken toe?
• Hoe kunnen werknemers occasioneel telewerken aanvragen en hoe verloopt de toestemming?
• Wanneer moeten werknemers beschikbaar zijn als ze occasioneel telewerken?
• Welke apparatuur stelt de onderneming ter beschikking en hoe voorzie je technische ondersteuning?
• Krijgen de werknemers een vergoeding bij gebruik van eigen materiaal?
• Is er een kostenregeling voor privégebruik?

Lees meer in onze tip over in vijf stappen een visie op telewerken ontwikkelen

Kan je telewerken verplichten?

Het is wettelijk niet toegelaten iemand te verplichten om te telewerken. Zowel structureel als occasioneel telewerken gebeurt op basis van overleg tussen werkgever en werknemer. De vraag naar telewerk kan van de werknemer komen maar kan evengoed een plaats hebben in het HR-beleid van een onderneming. Het is wel mogelijk om het telewerken in een schriftelijke overeenkomst op te nemen of een telewerkbeleid uit te werken.

Telewerken opleggen aan werknemers die dat niet graag willen of het niet of moeilijk kunnen, is sowieso af te raden omdat werknemers dan wellicht ook niet goed zullen functioneren.

Een onderneming voert soms een algemeen telewerkbeleid in wanneer de kantooroppervlakte niet toelaat dat iedereen gelijktijdig op kantoor aanwezig is.

Is telewerken een recht?

Telewerken is geen recht. De wet van 5 maart 2017 over werkbaar en wendbaar werk voerde wel een regeling voor occasioneel telewerk in. In geval van overmacht of om persoonlijke redenen die het onmogelijk maken om het werk op de bedrijfslocatie uit te voeren, kan de werknemer vragen om te telewerken. De werkgever kan dat weigeren maar moet dat dan motiveren.

Welke vergoeding moet je voorzien voor telewerk?

Of je een vergoeding moet voorzien en hoe groot die is, hangt af van of het om occasioneel of structureel telewerken gaat. Een vergoeding kan een element zijn in de onderhandelingen tussen werkgever en werknemers (of hun vertegenwoordigers).

De idee achter de wetgeving is dat de vergoeding enerzijds voor de werknemer geen extra voordeel mag zijn, maar dat anderzijds de werknemer ook niet moet instaan voor bijkomende kosten. De vergoeding is in principe vrij te bepalen, maar hou er rekening mee dat de fiscus en RSZ maximumbedragen hebben bepaald. Ga je daar boven, dan wordt het beschouwd als voordeel in natura. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een vergoeding voor de apparatuur/internetverbinding en de zogenaamde bureaukosten.

Een helder en actueel overzicht van welke kosten je moet/mag vergoeden, op welke vergoedingen je recht hebt, vind je op de website van de RSZ.

Voor gedetailleerde informatie van de FOD Financiën verwijzen we graag naar de Circulaire 2021/C/20 + addenda op deze site.