1. Zorg voor voldoende contact en verbondenheid
Denk goed na over hoe je werknemers met elkaar online contact houden. Organiseer online vergaderingen waarin voldoende ruimte is om met elkaar te praten en te overleggen. Hou de agenda beperkt. Vermijdt inhoudsloze vergaderingen, want dan krijg je enkel gefrustreerde werknemers. Organiseer in het begin van een online meeting een rondvraag: hoe gaat het met jullie? Moedig werknemers aan om onderling contact te houden.
Bedenk initiatieven om de verbondenheid in het team te stimuleren of nog liever, laat teamleden initiatieven nemen om aan deze verbondenheid te werken. Een playlist op Spotify met de favoriete thuiswerknummers van de collega’s, een chatroulette tussen de collega’s of challenges rond thuis bewegen zijn maar een aantal voorbeelden die de verbondenheid kunnen boosten.
2. Gebruik passende communicatietools
Stem de verwachtingen rond communicatie en taakinhoud af op de mogelijkheden van je tools en knowhow. Zorg dat de waaier aan mogelijkheden breed genoeg is. Niet iedereen werkt op dezelfde manier. Check bij je werknemers wat voor hen het beste werkt, maar durf ook aan te geven wat voor jou werkt.
3. Maak heldere communicatieregels
Om de communicatie vlot te laten verlopen en je niet te verliezen in detailkwesties is het goed om communicatieregels op te stellen. Daarin kan je volgende elementen opnemen:
- dringende zaken meteen via telefoon of tekstbericht bespreken
- minder of niet dringende zaken binnen de 24 uur via e-mail of telefoon bespreken
- de agenda op de smartphone gebruiken om zaken op te volgen (+ het team leren hoe ze dat doen)
- afspraken maken over de-connecteren: zo creëer je geen ongeschreven regels of verwachtingen
- afspraken volgen die in de e-mail policy van de onderneming opgenomen zijn.
4. Wees een klankbord
Resultaatgericht werken op afstand is niet “spartel en je zal leren zwemmen”. Zorg voor voldoende opvolging in één-op-één-gesprekken en wees een klankbord voor je werknemers. Ondersteun werknemers die bv. moeite hebben met het opstellen van een planning en ga samen na hoe je daar aan zou kunnen werken.
5. Geef vertrouwen
Samenwerken op afstand betekent delegeren en minder controleren. Daaruit volgt dat je je werknemers verantwoordelijkheid én beslissingsbevoegdheid geeft. Je zal dus vooral op de resultaten controleren en minder op de inspanningen. Weersta aan de verleiding om constant (digitaal) te controleren of telewerkers wel effectief aan het werk zijn. Overdreven controle is contraproductief en stresserend. Dit leidt tot gespannen verhoudingen en wantrouwen tussen teamleden en ten aanzien van leidinggevenden. Volg dus enkel de dingen op die er toe doen. Je zal merken dat ook jouw werkdruk daalt.
6. Vergeet de mens achter het resultaat niet
Verlies de mens achter het resultaat niet uit het oog. Resultaten halen, is belangrijk, maar lukt (ook op afstand) niet altijd. Bekijk samen met je werknemer waarom het doel niet behaald is. Misschien waren er bepaalde obstakels onderweg? Zie je vaardigheden waar je werknemer zich nog verder in moet ontwikkelen? Zet dan in op leermogelijkheden of koppel dit aan een persoonlijk ontwikkelingsplan.
7. Help je werknemers om werk en privé in balans te houden
Het lijkt tegenstrijdig maar telewerken zet een grote druk op de werk-privébalans. Het gebruik van digitale middelen en communicatie leidt ertoe dat het lastig wordt om het werk tijdig los te laten. Bewaak de werk-privébalans. Maak duidelijke afspraken met je werknemers over wanneer ze beschikbaar en bereikbaar moeten zijn. Hou werkberichten liever weg van kanalen die vaak ook in de privétijd gebruikt worden (bv. WhatsApp). Stoor je werknemers zo weinig mogelijk in hun privé-tijd. Vaak kan je bij iemand anders terecht voor een antwoord of kan de vraag wel even wachten. Indien het echt dringend is, maak dan vooraf afspraken hoe je iemand kan bereiken en wat 'dringend' precies inhoudt.
8. Wees een voorbeeld
Neem jouw voorbeeldfunctie serieus als het gaat om telewerken. Ook voor jou gelden dezelfde afspraken rond bereikbaarheid, aanwezigheid, gebruik van nieuwe media, het behalen van resultaten, transparantie ... Moeten werknemers een moeilijke of minder leuke taak doen? Doe mee! Zo kan je zelf ook beter de eventuele gevolgen inschatten en mee nadenken over oplossingen.