1. Inventariseer taken
Maak samen met je teamleden een overzicht van de taken. Wie doet wat op week- of maandbasis? Bespreek de relevantie van taken in je team en schrap wat niet nodig is. Dat geeft teamleden inzicht in het nut van taken en hoe ze met elkaar verbonden zijn.
Taken schrappen
In het project 'Jouw werk op de rails' vind je inspiratie over hoe je werkzaamheden in een team kan inventariseren én schrappen.
2. Analyseer taken
Bekijk samen met je teamleden de geïnventariseerde taken meer in detail:
- Welk soort taken zijn dit: voorbereidende taken, ondersteunende taken of uitvoerende taken?
- Wat is er nodig om deze taken uit te voeren?
- Kunnen teamleden zelf bepalen hoe en wanneer ze welke taak uitvoeren?
- Geven taken energie of zijn het energievreters?
- Zit er voldoende afwisseling in het takenpakket van iedereen in het team?
- In welke mate zijn taken afhankelijk van elkaar?
Bekijk kritisch de samenwerking met andere teams. Hoe afhankelijk zijn teams van elkaar? Hoe verloopt de afstemming tussen teams? Wie heeft daarin welke rol?
Checklist Keeping up Competence
Jobs met voldoende afwisseling en autonomie, zijn jobs met veel leermogelijkheden. Breng met de Checklist Keeping Up Competence de taken van je team in kaart. Ga met je teamleden in gesprek over wie wat doe, hoe het team overlegt en welke informatie nodig is.
3. Zoek balans
Zoek een balans tussen zelfstandigheid en autonomie. Kijk niet mee over de schouder van je teamleden, ga niet micro-managen. Laat hen binnen een kader zelf bepalen hoe ze hun werk inrichten en taken uitvoeren (waar, wanneer, hoe). Weersta aan de drang om zelf te beslissen of de controle (terug) in handen te nemen.
Ondersteun je teamleden bij het nemen van beslissingen en oplossen van problemen. Train jezelf in luisteren, wees beschikbaar als klankbord, zorg voor de juiste werkmiddelen, geef toegang tot informatie ...
Zoek een balans in het type taken dat je team uitvoert. Zorg voor afwisseling tussen denken en doen. Laat teamleden niet alleen procedures volgen, maar betrek hen bij het verbeteren van procedures en workflows. Geef het team ook ondersteunende en voorbereidende taken (onderhoud, administratie, kwaliteitszorg, …). Zorg voor voldoende afwisseling in makkelijke en moeilijke taken.
De goestinggenerator
Gebruik de goestinggenerator om (naast de andere thema’s van werkbaar werk) met je team te spreken over werkeisen en autonomie.
4. Geef vertrouwen
Geef je team vertrouwen in de uitvoering van taken en het nemen van beslissingen. Moedig je teamleden aan om initiatief te nemen. Werk met het principe ‘initiatiefrecht mits adviesplicht’:
- teamleden hebben het recht heeft om initiatief te nemen en een voorstel te doen
- teamleden hebben de plicht om advies te vragen aan iedereen die betrokken is en bij experten
- teamleden beslissen samen over de uitvoering
- teamleden ondersteunen elkaar bij de uitvoering.
Waarom is het belangrijk dat teamleden voldoende afwisseling en autonomie hebben?
Afwisseling in het werk gaat over hoeveel variatie je teamleden hebben in de taken die ze uitvoeren. Als teamleden weinig afwisseling hebben, herhalen ze vaak dezelfde soort taken en hebben ze meer routinematig of repetitief werk.
Autonomie gaat over controle. Teams en teamleden met voldoende autonomie delen hun werk zelf in en lossen problemen op. Ze maken keuzes, werken ideeën uit en plannen acties.
Teams en teamleden met voldoende afwisseling en autonomie:
- voelen zich meer betrokken en gemotiveerd op het werk
- leren meer bij
- hebben minder last van belastende taken.
Maar let op! Ook bij veel afwisseling en autonomie kunnen jobs en taken belastend zijn. Voorzie steeds voldoende herstelmogelijkheden en ondersteuning.
Werkbaar werk en de jobtypes van Karasek
De Amerikaanse socioloog Karasek pleit ervoor om hoge taakeisen te combineren met taakvariatie en ruime autonomie op de werkplek. Dat motiveert medewerkers en geeft hen meer armslag om werkdruk en stress de baas te blijven. Kortom: regelmogelijkheden als recept voor werkbaar werk.
Analyses van de SERV|Stichting Innovatie & Arbeid op basis van de Werkbaarheidsmeting leren ons dat enige nuance op zijn plaats zijn bij de uitgangspunten van het Karasek-model. Lees hierover meer in de publicatie Werkbaar werk en de jobtypes van Karasek.