Wie leiding geeft heeft handen, ogen en tijd te kort om alles zelf te doen. Leidinggeven is werk doorgeven, maar wel op een doordachte manier.
Leidinggevenden, managers, ondernemers die taken delegeren verlagen zo hun eigen werkdruk, ervaren daardoor minder werkstress en hun werkplezier neemt toe. Ze hebben meer tijd en energie over om werknemers te ondersteunen, een kerntaak van de leider. Delegeren op een doordachte manier zorgt ervoor dat doelen makkelijker bereikt worden en dat teams kunnen groeien.
De Eisenhower-Matrix is een handige tool om te bepalen welke taken in aanmerking komen om te delegeren.
| dringend | niet dringend | |
|---|---|---|
| belangrijk | nu doen | later doen |
| niet belangrijk | delegeren | afstoten |
In dit schema zijn taken enerzijds dringend of niet dringend en anderzijds zijn taken belangrijk of niet belangrijk voor de leidinggevende.
- Taken die voor de leidinggevende belangrijk zijn én dringend moeten meteen uitgevoerd worden.
- Taken die voor de leidinggevende belangrijk zijn maar niet dringend kunnen later gedaan worden.
- Taken die voor de leidinggevende niet belangrijk zijn en ook niet dringend zijn taken die geschrapt kunnen worden.
- Taken die voor de leidinggevende niet belangrijk zijn maar wel dringend zijn kunnen gedelegeerd worden. Dit zijn taken die liefst zo snel mogelijk worden uitgevoerd en die vooral belangrijk zijn voor het werk van anderen.
Leidinggevenden zeggen vaak toe op dit soort taken, omdat men ze als belangrijk ervaart. Dat komt, omdat deze taken druk leggen. Het moet – nu – gebeuren. Maar is het belangrijk voor de leidinggevende zelf? Vaak niet. Daarom noemen we dit kwadrant ook wel ‘het kwadrant van misleiding’. Leer leidinggevenden om bij elk verzoek kritisch te bekijken of de taak voor hen belangrijk is. En zo niet, wie in het team deze taak kan overnemen.
Onderzoek toont aan dat mensen met een hoge werkdruk een grotere kans hebben op werkstress. Deze oefening kan helpen om werkdruk bij leidinggevenden te verlagen. Let er wel op dat het probleem niet gewoon verlegd wordt. Waak ook over de werkdruk van diegenen die een taak krijgen toegewezen.